De Professionele Adviesraad (PAR) doet onderzoek naar ontwikkelingen die onze zorg kunnen verbeteren. Vorig jaar doken deze enthousiaste collega’s in de wereld van spraakgestuurd rapporteren. Joy Alkemade is een van hen. Behalve lid van de PAR is zij trainee teammanager extramuraal. “Je moet voor iets nieuws als spraakgestuurd rapporteren natuurlijk altijd even een drempeltje over.”
Met de belofte dat AI veel administratieve handelingen een stuk makkelijker en sneller kan maken, onderzocht de PAR of dit ook voor ActiVite zou kunnen gelden. Joy: “We vinden het belangrijk dat we als PAR goed luisteren naar onze collega’s op de werkvloer. Dus een groot deel van ons onderzoek bestond uit gesprekken met mensen in de organisatie, op een netwerkbijeenkomst die we over dit onderwerp hebben
georganiseerd en in persoonlijke gesprekken. Dan proef je -behalve veel enthousiasme- ook wel wat koudwatervrees. Veel collega’s zien de winst wel, maar ook de leeuwen en beren op de weg. Daarom hebben we ook nagedacht hoe we – mochten we gaan werken met deze mogelijkheid – voor een zachte landing kunnen zorgen.”
Kijkje in de keuken
“Wat we ook deden, was kijken of en hoe andere zorgorganisaties werken met spraakgestuurd rapporteren. Er zijn best veel best practices te vinden in vakliteratuur, maar we hebben ook VVT-organisaties geïnterviewd die ermee werken. Of gewerkt hebben, want één van onze gastheren was er ook weer mee gestopt. Dat leverde veel waardevolle informatie op. Over welke winst het oplevert, de succesfactoren maar ook de voorwaarden om spraakgestuurd rapporteren te laten slagen.”
Kansen en succesfactoren
“We ontdekten dat spraakgestuurd rapporteren tijdwinst kan opleveren,” vertelt Joy. “Dat mensen die onzeker zijn over hun spelling uitgebreider durven te rapporteren. En dat de hoeveelheid rapportages en de kwaliteit ervan omhoog kunnen gaan. Maar ook dat een voorwaarde is dat collega’s geschoold en begeleid worden bij de invoering. Dat het slim is om het in fases door te voeren. En, heel concreet, dat collega’s
niet zitten te wachten op nóg een nieuwe app. We proefden een sterke voorkeur voor een extra toepassing in een app waar de teams al mee werken.”
Een weloverwogen beslissing
“De inzichten die we tijdens ons onderzoek hebben opgedaan, hebben we gedeeld met de Raad van Bestuur. Of er nu wel of niet wordt gekozen voor spraakgestuurd rapporteren, deze inzichten kunnen in ieder geval helpen om een weloverwogen beslissing te nemen. Ons advies is om spraakgestuurd rapporteren wel in te voeren, maar ook als de RvB anders beslist, is het geen tijdsverspilling geweest. Ik vertrouw er
volledig op dat onze adviezen serieus worden genomen.”
