Vacature Secretaresse Raad van Bestuur

Wat ga je doen?

Als secretaresse Raad van Bestuur bied je secretariële en organisatorische ondersteuning aan de voorzitter en lid Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris.

Je faciliteert de mensen voor wie je werkt in de breedste zin van het woord, zodanig dat zij hun werk goed en in onderlinge verbinding kunnen doen. Je bent gericht op ondersteunen en samenwerken en voelt je verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat. Het is een zelfstandige, veelzijdige en uitdagende functie waarin je in verbinding staat met zowel collega’s binnen ActiVite als met externe partijen.

Wat houdt de functie verder in?

• Complex agendabeheer waarbij continu belangen afgewogen moeten worden om afspraken en overleggen te kunnen prioriteren. Dit zijn zowel externe als interne overleggen. Je plant deze overleggen, je bereidt ze waar nodig en mogelijk voor en/of zorgt dat de juiste gegevens of documenten tijdig voor de deelnemers beschikbaar zijn en zorgt voor opvolging.
• Proactieve mailbehandeling en -afhandeling, ook van de voorzitter of lid Raad van bestuur en bestuurssecretaris, waarbij de nadruk ligt op prioriteren, communiceren en het bewaken van deadlines. Ook behoort het uitzetten en bewaken van actiepunten tot je werkzaamheden.
• Je denkt en plant vooruit, zodat je tijdig stukken kunt uitvragen, voorbereidingen kunt treffen voor (afspraken van het) bestuur en bestuurssecretaris en indien nodig kunt ingrijpen als de agenda of omstandigheden hierom vragen.
• Voorbereiding, verslaglegging en nazorg (bewaking vervolgacties) van interne overleggen. Denk hierbij aan het management overleg, bestuursoverleg en Raad van Toezicht en OR vergaderingen. Dit doe je zelf, samen of roulerend met je directe collega en met de bestuurssecretaris. Daarbij bewaak je het besluitvormingsproces en de vastlegging daarvan.
• Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie inclusief opstellen van documenten, met aandacht voor de huisstijl, en een redactieslag op aangeleverde documenten. Spoedeisende stukken worden onder de aandacht van betrokkenen gebracht en je bewaakt overall de tijdige afhandeling.
• Fungeren als vraagbaak voor collega’s en externe partijen.
• Adequate archivering van relevante mails en documenten.
• Aandacht voor het optimaliseren van zowel de eigen werkprocessen als die binnen het bestuurssecretariaat.
• Organiseren van (fysieke) vergaderingen en evenementen. Je regelt alles tot in de puntjes (vergaderfaciliteiten, uitnodigingen, agenda, etc.). Op de dag zelf fungeer je als gastvrouw.

Herken jij jezelf?

Onze nieuwe ActiViter bezit ‘organisatorisch DNA’ en werkt volgens de ActiVite kernwaarden: samen, actief, uniek en met lef. Wij vinden het belangrijk dat je plezier hebt in je werkt, bij ActiVite kun je jezelf zijn en word je gewaardeerd door je collega’s.

Wat verder belangrijk is:

• Je hebt hbo werk- en denkniveau;
• Je bent digitaal vaardig en hebt een goede kennis van het MS Office365 pakket, Teams, iBabs en Sharepoint;
• Je hebt een aantal jaren werkervaring als secretaresse van één of meer bestuurders, directeuren of hoger management;
• Je hebt ervaring/affiniteit met verslaglegging van overleggen;
• Je bent een ster in plannen en organiseren en weet hierbij te prioriteren;
• Je bent in staat om feedback te geven én te ontvangen;
• Je bent integer en werkt secuur;
• Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk met flair en overtuiging.

Hier ga je werken

Je komt te werken op het kantoor in Leiderdorp. Je werkt in deze functie nauw samen met je collega met wie je samen de kern van het bestuurssecretariaat vormt, je fungeert als elkaars back-up en vervangt elkaar onderlinge bij afwezigheid. 

Wij zorgen goed voor jou!

Bij ActiVite staat de medewerker op 1. Wij houden zoveel mogelijk rekening met jouw wensen én zorgen voor een fijne werkomgeving.

Verder ontvang je:

• Een contract voor in eerste instantie bepaalde tijd tussen de 24 en 32 uur per week, jij bepaalt wat je wil;
• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.177,10 en maximaal € 4.264,33 op basis van een 36-urige werkweek, FWG 50 conform cao VVT;
• Vakantiegeld van 8 % en 8,33% eindejaarsuitkering van het bruto jaarsalaris;
• Reiskostenvergoeding;
• Ruimte voor groei en ontwikkeling, er zijn goede scholingsmogelijkheden via onze eigen ActiVite Academie;
• Een meerkeuzesysteem voor bijvoorbeeld de aanschaf van een fiets of het kopen van extra vakantie-uren;
• Deelname aan het pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• Collega’s die blij zijn om je te zien.

Enthousiast?

Solliciteer meteen via onderstaande button! Ben je al enthousiast, maar heb je eerst nog wat vragen? Neem gerust contact op met Dominique Janssens, recruiter van ActiVite, via telefoonnummer 06-15638575 WhatsApp of mail naar werkenbij@activite.nl.

Goed om te weten

De kennismakingsgesprekken zullen dinsdagochtend 13 februari 2024 plaatsvinden. Van alle nieuwe medewerkers wordt voorafgaand aan de indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) gevraagd. De kosten hiervan worden vergoed door ActiVite.